Direction, information et planification

La direction

  • Si chacun va dans une direction différente, alors la dispersion des énergies est évidente, les incompréhensions et les conflits se multiplient.
  • Plus les motivations quotidiennes sont dispersées ou faiblissent, plus elles sont remplacées par la perception des contraintes auxquelles chacun veut échapper.
  • Votre rôle est de donner une direction et contrôler que chacun a bien compris le cap à suivre.

L’information

  • Votre équipe doit partager des préoccupations et un contexte commun.
  • A distance c’est plus difficile à assurer. On n’est pas dans le même environnement, on n’a pas les mêmes sources d’information et chacun est concentré sur ses tâches sans que l’unité d’ensemble apparaisse.
  • Le morcellement des actions arrive, les désaccords sur la situation sur ce qui est important.
  • Tout le monde doit accéder à une ressource d’informations commune.

Exemple : en utilisant un forum commun sur lequel chacun raconte ses soucis, ses avancements, remet les documents en cours de traitement. Le danger dans ce cas est éventuellement le temps passé par chacun à se tenir au courant de ce que font les autres en lisant le forum, plutôt qu’à produire.

  • Vous devez vous assurer que toute l’information utile à l’équipe et à son unité soit rassemblée, accessible, tenue à jour, correctement classifiée.
  • Attention la dispersion des sources, la surabondance d’informations produisent des effets pervers.
  • Vous devez déterminer les informations significatives, leur mode de gestion et de consultation.
  • La gestion de l’information en commun est une dimension du management des équipes.

La planification

  • Dans votre équipe, chacun doit savoir quels sont ses buts à moyen terme, ses buts intermédiaires, les rôles et missions de chacun.
  • Votre équipe doit pouvoir se situer dans l’avancement des projets, évaluer la situation et en tirer les conséquences, quitte à contribuer à modifier les perspectives initiales.
  • Utilisez les outils de gestion de projets qui élaborent rationnellement et quantitativement de tels plans. Partagez ces outils pour que l’équipe dans son ensemble ait une vision et une compréhension commune.
  • Vous devez assurer la conduite de l’ensemble par la planification et l’évaluation.
  • Vous devez vérifier que chacun est impliqué dans la marche en avant commune et la cohérence d’ensemble.
  • Vous devez disposer d’une « salle de planification commune »avec des moyens de concertation à distance pour les évaluations et les réajustements nécessaires.
  • La sophistication des anticipations optimisées ne vaut rien si les équipes ne sont pas mobilisées.
  • Les outils sophistiqués sont au service de la maîtrise par l’équipe de ses projets.
  • La distance renforce cette exigence de façon salutaire.