Démarrer sa journée avec une liste

Tous les matins, le télétravailleur doit se mettre au travail pour gagner sa vie. Qu’il soit indépendant ou salarié, il doit produire. Mais cette production ne va pas de soi car il ne bénéficie pas de l’environnement professionnel de collègues et de managers qui l’incite à travailler.

Il est seul maître à bord. Chez lui, naturellement, mais également à l’hôtel pendant un déplacement, dans un télécentre parce qu’il y a pris ses habitudes. Rien de l’oblige à travailler.

Une bonne méthode pour démarrer consiste à planifier sa journée. Cette activité est plus agréable que la production proprement dite et elle apporte une efficacité considérable qui donne de l’énergie car on abat ensuite aisément une quantité importante de tâches.

Pour planifier sa journée, il faut avoir constitué une liste des tâches à faire. Cette liste exhaustive doit être enregistrée sur un support informatique car il s’agit d’un document qui va être remodelé en permanence durant la journée, la semaine, la vie ?

Cette liste doit être toujours accessible, sur son ordinateur et sur son smartphone, la semaine et le week-end, en réunion et dans la file d’attente du boucher. Ainsi on peut noter lorsqu’on y pense toutes les choses à faire, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Facturer le client Dupont. Se faire vacciner contre la grippe. etc.

Cette liste est plus complexe qu’une liste de tâches simples. Il s’agit bien sûr d’un aide mémoire mais surtout d’un outil pour réaliser des arbitrages. Ces décisions reposent sur plusieurs critères qu’il convient de stocker également pour pouvoir reporter sereinement une activité.

La liste doit comporter le libellé de la tâche, mais aussi :

  • la date de fin obligatoire (exemple la date de paiement de la TVA, la date de remise au directeur du rapport avant le conseil d’administration, etc)

  • son degré d’importance (les choses importantes sont rarement urgentes car elles sont composées des choix stratégiques que l’on fait pour soi ou son entreprise). On a trop souvent tendance à les reporter indéfiniment au profit des choses urgentes qui mangent notre temps. Il faut donc toujours faire les tâches importantes en début de journée, un petit peu à la fois.

  • le budget concerné. Ce paramètre permet de mettre en perspective les tâches sur un critère économique. Entre deux dossiers urgents, il faut privilégier celui dont le montant pèse le plus lourd.

  • la  durée prévue et donc son degré d’urgence (l’urgence se déduit de la comparaison entre la date de fin et le délai nécessaire pour réaliser la tâche). Si l’on est bien organisé, on élimine systématiquement les urgences car on réalise les tâches quand on a encore du délai. Ainsi elles sont mieux faites, et surtout on élimine une source majeure de stress.

  • le temps passé effectivement pour réaliser la tâche. Cette information ne se complète que lorsque la tâche est accomplie. Elle permet de mieux estimer la durée prévue pour une future tâche similaire et donc facilite la planification à venir.

Et ainsi le matin, avec toutes ces informations disponibles, on peut sereinement arbitrer, décaler, reporter et décider de ce qu’on va faire tout de suite. Et une fois cette réflexion effectuée on a l’esprit prêt pour le travail.