Relancer ses clients

Relancer ses clients, se faire payer

Vous avez exécuté une prestation. Vous avez facturé votre client. Le règlement ou le solde tarde à arriver ? Que faire ?
Les retards de paiement sont fréquents et coûteux pour un télétravailleur. De plus, il est toujours délicat de relancer un client quand on n’en a pas beaucoup. Mais passé un mois, vous devez vous occuper du suivi du règlement.

Les préventions contre les risques des impayés

De manière générale, afin de prévenir au maximum les risques d’impayés, quelques règles s’imposent :

Connaitre la qualité de vos clients

Il faut pouvoir vérifier et connaître précisément les coordonnées et le nom de son client et vérifier si celui-ci a véritablement « pignon sur rue ». Le mieux est de commencer par vérifier l’existence de l’entreprise en faisant une recherche sur des sites internet Société.com, Manageo…

Mentions sur vos factures

Vous devez établir des documents rigoureux (les conditions générales de ventes connues, un bon de commande chiffré, un bon de livraison signé, une facturation qui mentionne la date d’échéance de paiement).

Se faire payer au fur et à mesure

Si votre prestation doit s’effectuer sur plusieurs mois, demander à fractionner le règlement au fur et à mesure de l’avancement de votre travail.

Relancer ses clients de manière efficace

Malgré ces préventions, si vous vous retrouvez dans la situation où vous devez relancer votre client, partez toujours du principe que votre client est de bonne foi.

Relance téléphonique

L’avantage de la relance par téléphone est le moyen le plus économique et le plus rapide.
Elle permet de déceler rapidement d’éventuelles difficultés (et de suspendre, le cas échéant, les prestations, jusqu’au paiement).
L’inconvénient est qu’il ne reste aucune trace écrite de la relance.
Le but de la relance téléphonique : Comprendre le non-paiement.
Les raisons peuvent être diverses et vous devez en connaitre le motif. Le but de la relance téléphonique est de comprendre pourquoi votre client est en retard de paiement. Le meilleur moyen est de l’appeler.

Oubli de la facture

Absorbé par son travail de dirigeant, il se peut que la facture se soit égarée ou, tout simplement, qu’il s’agisse d’un oubli.
Vous aurez alors la possibilité de renvoyer la facture tout en précisant un nouveau délai de paiement.

Insatisfaction du client

Vous pensiez avoir fait correctement votre travail mais votre client n’est pas satisfait et n’est pas d’accord sur la facturation. Il vous expose ses remarques.
Dans ce cas là, si vous pensez que votre client a raison et pour le satisfaire entièrement, dites lui que vous allez corriger votre prestation le plus vite possible. N’hésitez pas à faire un geste commercial afin de rattraper votre non-qualité.

Votre client a un problème de trésorerie

Votre client peut être confronté à des problèmes de trésorerie. Cette situation est délicate, car vous devez comprendre ses problèmes pour ne pas le perdre mais vous devez maintenir une certaine pression et lui demander quand il pense pouvoir vous payer, et le relancer dès que la date est arrivée.
Sachez que les clients en difficulté payent d’abord les fournisseurs qui les ennuient le plus.

Votre client est de mauvaise foi

Malheureusement, il existe parfois des clients de mauvaise foi et, en général, vous êtes presque totalement désarmé. En théorie, vous avez la loi et les tribunaux mais pour de petites sommes, le coût des recours est disproportionné. Passez vite à autre chose. Ne vous laissez pas envahir par le stress. Si, par contre, les montants réclamés sont importants, vous devez vous préparer à aller plus loin dans vos démarches.

Relance écrite

Si à la suite de votre relance téléphonique, votre client ne vous a toujours pas réglé à l’échéance prévue, vous passez à phase de relance dite « écrite ».
Commencez le dossier de recouvrement par une première lettre de relance.
Soyez très méthodique afin de ne pas paraitre faible aux yeux du client. Plus vous attendrez pour relancer votre client, plus il tardera à répondre.

Les niveaux de relance

D’une façon générale, respectez une logique sans faille, à chaque niveau de relance et soyez rigoureux. Les relances doivent être graduelles.

Premiers courriers

A l’échéance convenue par téléphone, le règlement ne vous est toujours par parvenu, alors adressez votre première lettre de relance.
Si cela ne suffit pas, rédigez une seconde lettre plus ferme 15 jours après l’échéance.
Basé sur la règle des 4C (Clarté, Concision, Concret et Courtoisie), ce message ira droit à l’essentiel.
Troisième relance écrite : 20 jours après l’échéance

Mise en demeure

Après ces trois relances, votre client n’a toujours pas réglé votre facture. Vous devez lui adresser une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception.
Cette mise en demeure peut être faite par un huissier qui délivrera, alors, une sommation de payer. Elle permet souvent de faire céder le débiteur et, ainsi, d’éviter une procédure longue et coûteuse. Elle est preuve de mauvaise foi de votre débiteur et sera une pièce importante à la constitution du dossier de mise en recouvrement par voie de tribunal si la sommation est restée sans effet.

Injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure judiciaire rapide qui vous permet de contraindre votre client à honorer ses engagements. La requête est un acte daté et signé. Elle peut être rédigée sur papier libre ou à l’aide d’un formulaire.

Cerfa n°12947-01 pour la juridiction de proximité, créance inférieure à 4000 euros.

Cerfa n°12948-01 pour le tribunal d’instance, créance supérieure à 4000 euros.

Cerfa n°12946-01 pour le Président du tribunal de commerce si votre client est un commerçant ou si votre créance est matérialisée par une lettre de change

La requête contient :

  • pour les personnes physiques : l’indication des noms, prénoms, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance du demandeur,
  • l’indication des noms et domicile de la personne contre laquelle la demande est formée, ou, s’il s’agit d’une personne morale, de sa dénomination et de son siège social,
  • l’objet de la demande,
  • l’indication précise du montant de la somme réclamée avec le décompte des différents éléments de la créance et le fondement de celle-ci.

Elle est accompagnée de toutes les pièces justificatives prouvant le bien fondé de votre demande. Vous devez adresser votre demande au greffe de la juridiction compétente.

Important : Conservez, bien entendu, des copies des lettres de relance, les mails, toutes traces de vos demandes concernant la demande paiement de votre prestation à titre de preuves.

S’il estime la requête justifiée, le juge rend une ordonnance portant « injonction de payer » pour la somme qu’il retient. Dans un délai de 6 mois à compter de cette décision, vous devez en informer votre client par huissier de justice.

Dès lors, votre client dispose d’un mois pour contester l’ordonnance d’injonction, par voie d’opposition, auprès du tribunal qui l’a rendue.

Si votre client ne répond pas à l’injonction de payer à l’expiration de ce délai, la décision devient définitive et vous avez alors un mois pour vous adresser au greffe du tribunal et demander au juge que l’ordonnance ait valeur de jugement.

Vous êtes ensuite autorisé à procéder aux différentes mesures d’exécution forcée par voie d’huissier de justice ( Les mesures d’exécution forcée comprennent la saisie-vente de meubles corporels, la saisie-attribution de créances, la saisie des droits incorporels, la saisie des rémunérations, la saisie-appréhension, la saisie immobilière).Votre client dispose d’un mois, à compter de cette information par vous, pour contester l’ordonnance d’injonction, par voie d’opposition , auprès du tribunal qui l’a rendue.

Si votre client ne répond pas à l’injonction de payer à l’expiration du délai d’un mois, la décision devient définitive et vous avez alors un mois pour vous adresser au greffe du tribunal et demander au juge que l’ordonnance ait valeur de jugement.

Vous êtes ensuite autorisé à procéder aux différentes mesures d’exécution forcée par voie d’huissier de justice (Les mesures d’exécution forcée comprennent la saisie-vente de meubles corporels, la saisie-attribution de créances, la saisie des droits incorporels, la saisie des rémunérations, la saisie-appréhension, la saisie immobilière).