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Rédiger un email vendeur

rediger_emailRédiger un email vendeur permet de trouver de nouveaux clients à bon compte.

L’objectif d’un email de prospection est d’inciter le lecteur à vous contacter pour vous demander davantage d’informations.

Il faut se mettre à la place du lecteur pour lui parler efficacement. Il n’a pas beaucoup de temps, il est très sollicité :
Il a un certain nombre de problèmes qu’il n’arrive pas à régler d’une manière satisfaisante.
C’est pourquoi il lit volontiers les publicités qui le concernent si elle sont simples, rapides et qu’elles proposent un service dont il pense avoir besoin.

Pour lui transmettre un message efficace il faut donc respecter quelques règles :

Le message doit être simple

Pas de phrases longues, pas de termes complexes même si votre offre est sophistiquée, pas de discours commercial ronflant. Quelques informations essentielles, rédigées avec des mots simples qui vont tout de suite à l’essentiel.

Le message doit être bref

  • En cinq phrases courtes on peut rédiger un message complet :
  • une phrase d’accroche qui donne envie de lire
  • une phrase qui présente l’offre de services
  • une phrase nomme la cible à laquelle s’adresse cette offre
  • une phrase qui présente l’atout essentiel
  • une phrase qui invite à vous contacter
  • Et vous donnez vos coordonnées, l’adresse de votre site ou de votre page de publicité

Le message ne doit pas comporter de “baratin commercial”

Cela n’apporte pas d’information et donc cela ennuie votre lecteur. Indiquez l’atout essentiel de votre offre en termes mesurés et objectifs. Cette présentation rationnelle est contrôlable, elle inspire confiance et vous crédibilise.

Techniquement le message ne doit pas comporter de pièces jointes

Elles sont le principal vecteur des virus, elles sont lourdes et longues à charger. Placer des informations complémentaires nombreuses et détaillées sur votre page personnelle ou votre site que le prospect ne manquera pas de visiter si votre offre l’intéresse.

La rédaction d’un email vendeur est une action essentielle, qui si elle est bien menée vous permettra de contacter de nombreux clients. Pour réussir cette rédaction, vous devez y passer du temps et avoir les idées claires sur votre offre et ses atouts.
Vous devez avoir bien réfléchi au marketing de votre prestation.

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Définir son offre marketing

offre_marketing

Avant de lancer son action commerciale (email, phoning, page web, etc.) il faut avoir défini avec précision son offre marketing.

Avoir une idée précise de ce que l’on compte vendre est vital pour ne pas perdre de temps, d’énergie et le moral ! Il faut pouvoir répondre à plusieurs questions successivement, d’une manière précise.

Voici ces questions :

Quel service je vends ?

Ce service doit être défini d’une phrase simple.
Exemples :

  • réalisation de site web pour les PME
  • assistance administrative aux entreprises du batiment
  • assistance à l’export dans le domaine agro-alimentaire
  • vente d’articles de décoration asiatiques

A qui je vends ce service ?

Cette cible doit être définie de façon précise.
Il est stérile de répondre par “à toutes les personnes intéressées”, à toutes les entreprises”.
C’est à vous d’aller vers cette cible en lui envoyant un message commercial, vous n’avez pas les moyens de contacter 60 millions de français ou 3 millions d’entreprises et votre offre n’intéresse qu’une toute partie de ces entreprises ou de ces particuliers.
Il faut étudier attentivement les caractéristiques des possibles clients :taille, lieu géographique, activité etc. pour pouvoir répondre précisément à la question.
Exemples de réponse :

  • les professionnels de santé de mon département
  • les restaurateurs de mon département
  • les entreprises spécialisées dans le développement informatique d’Ile de France
  • les particuliers intéressés par les articles de jardin en fonte

Comment trouver les individus composant cette cible et quelle est la taille de ma cible ?

C’est à dire comment mettre des noms sur des idées.
exemples

  • Comment trouver les médecins de mon département ?
  • Comment trouver les particuliers intéressés par la peinture sur soie ?
  • Comment trouver les sociétés de terrassement de la région PACA ?

La réponse peut être l’annuaire, et plus précisément telle rubrique de tel annuaire sur internet, ce qui permet de mesurer la taille de la cible.
Si cette cible compte 4 entreprises, il convient peut-être d’élargir la définition de la cible, si cette cible compte 2 millions de personnes, il convient de réduire ses ambitions.
1000 est le nombre maximum raisonnable pour pouvoir avoir une démarche commerciale active.

Quel média utiliser pour contacter ma cible ?

Cela peut être un email, un site web, un appel téléphonique, etc.. On peut également contacter sa cible par un réseau existant, par des affiches dans le quartier etc…
Naturellement il est possible et même souhaitable de cumuler les médias et de répéter les messages à destination de sa cible.

Quel accroche utiliser pour intéresser ma cible ?

L’accroche est la phrase courte qui donne envie d’en savoir plus, qui fait comprendre à la cible que c’est bien à elle qu’on s’adresse et pas à n’importe qui.
Cette accroche est essentielle et suppose beaucoup de travail, d’essais et d’erreurs. Songez au temps passé, au nombre de créatifs mobilisés pour construire un slogan comme “un verre ça va, trois verres bonjour les dégats”.
Ce message comporte moins de dix mots mais il est drôle et il est efficace.
Vous devez, pour votre activité, avec vos moyens trouver une accroche de quelques mots qui va retenir l’attention du lecteur ou de l’auditeur. Chaque mot compte.
Une fois que vous pouvez répondre à ces différentes questions précisément vous avez déjà une vision plus claire de votre positionnement marketing. Si vous pensez à vendre plusieurs services, vous devez effectuer ce travail pour chacun des services envisagés.
Ce travail préalable est en outre indispensable pour pouvoir rédiger convenablement sa plaquette commerciale.

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Relancer ses clients

Relancer ses clients, se faire payer

Vous avez exécuté une prestation, vous avez facturé votre client, Le règlement ou le solde tarde à arriver ? Que faire ?
Les retards de paiement sont fréquents et coûteux pour un télétravailleur. De plus, il est toujours délicat de relancer un client quand on n’en a pas beaucoup. Mais passé un mois, vous devez vous occuper du suivi du règlement.

Les préventions contre les risques des impayés

De manière générale, afin de prévenir au maximum les risques d’impayés, quelques règles s’imposent :

Connaitre la qualité de vos clients

Il faut pouvoir vérifier et connaître précisément les coordonnées et le nom de son client et vérifier si celui-ci a véritablement pignon sur rue. Le mieux est de commencer par vérifier l’existence de l’entreprise en faisant une recherche sur des sites internet société.com, manageo….

Mentions sur vos factures

Etablir des documents rigoureux (des conditions générales de ventes connus, un bon de commande chiffré, un bon de livraison signé, une facturation qui mentionne la date d’échéance de paiement)

Se faire payer au fur et à mesure

Si votre prestation doit s’effectuer sur plusieurs mois, demander à fractionner le règlement au fur et à mesure de l’avancement de votre travail.

Relancer ses clients de manière efficace

Malgré ces préventions, vous vous retrouvez dans la situation où vous devez relancer votre client. Partez toujours du principe que votre client est de bonne foi.

Relance téléphonique

L’avantage de la relance par téléphone : elle est le moyen le plus économique et le plus rapide.
Cela permet aussi de déceler rapidement d’éventuelles difficultés (et de suspendre, le cas échéant, les prestations, jusqu’au paiement).
L’inconvénient est qu’il ne reste aucune trace écrite de la relance.
Le but de la relance téléphonique : Comprendre le non-paiement
Les raisons peuvent être diverses et vous devez en connaitre la raison. Le but de la relance téléphonique est de comprendre pourquoi celle-ci n’est toujours pas réglée. Le meilleur moyen est d’appeler votre client.

Oubli de la facture

Absorbé par son travail de dirigeant, il se peut que la facture se soit égarée.
Vous aurez alors la possibilité de renvoyer la facture tout en précisant un nouveau délai de paiement.

Insatisfaction du client

Votre client n’est pas satisfait de la prestation, n’est pas d’accord sur la facturation. Vous pensiez avoir fait votre travail correctement mais votre client vous annonce qu’un certain nombre de points ne va pas et celui-ci vous les expose.
Dans ce cas là, si vous pensez que votre client a raison et pour le satisfaire entièrement, dites lui que vous allez corriger votre prestation le plus vite possible, faites un geste commercial, afin de rattraper votre non-qualité.

Votre client a un problème de trésorerie

Votre client peut être confronté à des problèmes de trésorerie. Cette situation est délicate, car vous devez comprendre les problèmes du client pour ne pas le perdre mais vous devez maintenir une certaine pression et lui demandez quand il pense pouvoir vous payer, et le relancez dès que la date est arrivée.
Sachez que les clients en difficulté payent d’abord les fournisseurs qui les ennuient le plus.

Votre client est de mauvaise foi

Malheureusement, il existe parfois des clients de mauvaise foi et en général, vous êtes presque totalement désarmé. En théorie vous avez la loi et les tribunaux. Mais pour de petites sommes, le coût des recours est disproportionné. Passez vite à autre chose, ne vous laissez pas envahir par le stress. Si par contre, les montants des sommes réclamés sont importantes, vous devez vous préparer à aller plus loin dans vos démarches.

Relance écrite

Une fois votre relance téléphonique effectuée, et après l’échéance donnée au téléphone, si votre client ne vous a toujours pas réglé, passez à la phase dite de relance écrite.
Commencez la constitution de votre dossier de recouvrement par une première lettre de relance.
N’oubliez pas, dans cette phase, vous devez être méthodique car si vous ne le faites pas, cela passera pour une faiblesse et naturellement votre client en profitera. Plus vous prenez de temps pour réagir, plus il prendra du temps pour vous répondre.

Les niveaux de relance

D’une façon générale, respectez une logique sans faille, à chaque niveau de relance et soyez rigoureux. Les relances doivent être graduelles.

Premiers courriers

Adressez votre première lettre à l’échéance convenue par téléphone si l’appel est resté infructueux.
Si cela ne suffit pas, rédigez une seconde lettre plus ferme 15 jours après l’échéance.

Basé sur la règle des 4C (Clarté, Concision, Concret et Courtoisie), ce message ira droit à l’essentiel.
Troisième relance écrite : 20 jours après l’échéance

Mise en demeure

Après ces trois lettres relances, votre client ne règle toujours pas votre facture.Vous lui adressez une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception.
Cette mise en demeure peut aussi être faite par un acte d’huissier de justice (sommation de payer) , elle permet de faire céder le débiteur, ce qui peut avoir pour conséquence d’éviter une procédure souvent longue et coûteuse, et surtout d’apporter la preuve de la mauvaise foi du débiteur qui aura plus de difficultés à obtenir des délais de grâce de la part du juge.
Enfin, si votre mise en demeure n’aboutit pas, vous devez passer par une injonction de payer.

Injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure judiciaire rapide, qui vous permet de contraindre votre client à honorer ses engagements. La requête est un acte daté et signé. Elle peut être rédigée sur papier libre ou à l’aide d’un formulaire.

  • Cerfa n°12947*01 pour la juridiction de proximité, créance inférieure à 4000 euros
  • Cerfa n°12948*01 pour le tribunal d’instance, créance supérieure à 4000 euros
  • Cerfa n°12946*01 pour le Président du tribunal de commerce si votre client est un commerçant ou si votre créance est matérialisée par une lettre de change

La requête contient :

  • pour les personnes physiques, l’indication des noms, prénoms, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance du demandeur,
  • l’indication des noms et domicile de la personne contre laquelle la demande est formée, ou, s’il s’agit d’une personne morale, de sa dénomination et de son siège social,
  • l’objet de la demande,
  • l’indication précise du montant de la somme réclamée avec le décompte des différents éléments de la créance et le fondement de celle-ci.

Elle est accompagnée de toutes les pièces justificatives prouvant le bien fondé de votre demande. Vous devez adresser votre demande au greffe de la juridiction compétente.

Important : Conserver, bien entendu, des copies des lettres de relance, les mails, toutes traces de vos demandes concernant la demande paiement de votre prestation à titre de preuves.
S’il estime la requête justifiée, le juge rend une “ordonnance portant “injonction de payer” pour la somme qu’il retient. Dans un délai de 6 mois à compter de cette décision, vous devez en informer, par huissier de justice votre client.
Votre client dispose d’un mois, à compter de cette information par vous, pour contester l’ordonnance d’injonction, par voie d’opposition , auprès du tribunal qui l’a rendue.
Si votre client ne répond pas à l’injonction de payer à l’expiration du délai d’un mois, la décision devient définitive et vous avez alors un mois pour vous adresser au greffe du tribunal et demander au juge que l’ordonnance ait valeur de jugement.
Vous êtes ensuite autorisé à procéder aux différentes mesures d’exécution forcée par voie d’huissier de justice ( Les mesures d’exécution forcée comprennent lasaisie-vente de meubles corporels, la saisie-attribution de créances, la saisie des droits incorporels, la saisie des rémunérations, la saisie-appréhension, la saisie immobilière).

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Téléphone gratuit sur Internet

telephone_gratuitLe téléphone via internet (ou téléphonie sur IP) permet de téléphoner gratuitement ou quasiment vers les postes fixes. Or les entreprises que l’on souhaite prospecter ont toutes un poste fixe que l’on trouve facilement dans l’annuaire des pages jaunes ou dans les pagespro. A l’aide d’un modem spécifique, on connecte son téléphone et l’on peut appeler tous les postes fixes sans limite de durée.

Cette possibilté est offerte (moyenant un surcout de 10 euros environ) par pratiquement tous les fournisseurs d’accès à Internet en plus d’un abonnement haut débit à Internet (ADSL) (Orange, Free, Tele2, Cegetel, Neuf, etc).

Toutefois, attention ces abonnements sont en principe réservé à un usage personnel et pas professionnel.
Il est également possible de passer par un opérateur de téléphonie sur internet indépendant de son fournisseur d’accès à Internet pour 7 euros par mois. (cf Wengo). Dans ce cas il n’y a pas de problèmes liés à votre situation professionnelle.
Cette possibilité de téléphoner gratuitement permet d’effectuer des campagnes de prospection téléphone pour son propre compte ou pour des clients, sans avoir de frais téléphonique.
Le coût d’une action commerciale se limite ainsi au temps passé.

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Standard téléphonique

standard_telephoniqueUn standard téléphonique (appelé aussi autocommutateur privé, PABX), vous permet de gérer vos communications téléphoniques ou celles de vos clients.

Vous transformez votre ordinateur (PC sous Windows 98, 2000 ou XP) en un standard téléphonique et renforcez votre offre de service vers vos clients.

Avantages

  • identifier automatiquement les personnes qui vous appellent et afficher leur fiche pour pouvoir leur répondre aisément
  • avoir des messages de répondeurs adaptés en fonction des personnes qui vous appellent
  • enregistrer une conversation téléphonique sans avoir besoin de prendre de note pour pouvoir retranscrire ensuite les instructions de votre client
  • faire patienter un client pendant que vous êtes en conversation avec une autre
  • transférer un appel d’un correspondant vers un autre poste téléphonique (externe ou portable)

Comment faire ?

Solution économique

avec le logiciel KIAPEL de l’entreprise 2jtel. ( 595 euros HT ). Vous ne pouvez gérer qu’une ligne entrante et une ligne sortante.Vous connectez le boitier fourni à votre ligne téléphonique,Vous connectez le boitier à une prise USB de votre PC allumé,Vous insérez le CD-ROM fourni et le logiciel s’installe automatiquement,Vous paramétrez le logiciel.

Solution plus sophistiquée

Acheter ou louer un pabx. Consulter le portail du pabx.

 

Ubicentrex

Ubicentrex est une solution logicielle et téléphonique destinée tout particulièrement aux secrétaires indépendantes qui proposent des prestations de permanence téléphonique et de gestion d’agenda. Il permet de réceptionner/émettre les appels grâce à la VOIP simplement en branchant un casque USB et en ayant une connexion internet. Cette plateforme est en ligne et vous donne l’avantage de vous affranchir totalement d’un standard téléphonique. C’est également une solution tout-en-un car vous pouvez à la fois gérer les appels, les rendez-vous, ainsi que les messages de vos clients. La partie téléphonie est couplée à la partie agenda, ce qui en fait un logiciel très complet et très pratique.

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Emailing et loi LCEN

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Bien utiliser l’emailing en respectant la LCEN

 

La Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique -LCEN- (le texte officiel) a précisé un certain nombre de règles liées à l’usage d’internet.

Cette loi concerne directement le télétravailleur qui utilise Internet quotidiennement, notamment pour prospecter de nouveaux clients.

La loi précise qu’il n’est pas possible d’envoyer des emails sans avoir obtenu l’accord explicite des destinataires. Ainsi la pratique du SPAM est interdite. Mais il n’est pas pour autant impossible d’utiliser l’envoi d’email pour se faire connaître et décrocher des contrats auprès de nouveaux clients.

Vous devez utiliser des adresses de société (de type contact@nomsociete.com), ne pas faire des envois automatiques, et votre message doit véhiculer une offre commerciale d’une entreprise à une autre entreprise.

La procédure suivante est parfaitement légale et efficace :

1 – Trouvez les adresses emails

En consultant les pages jaunes ou les pagespro, en sélectionnant les entreprises de sa cible (en sélectionnant le département et l’activité par exemple). Un copier coller manuel dans votre outil d’envoi d’email vous permet d’envoyer gratuitement un message à cette entreprise (il s’agit d’un message non automatique de prospection commerciale d’une entreprise à une autre entreprise, utilisant une adresse publique fournie par la cible).
Attention, ne stockez pas cette adresse dans un fichier, car alors vous devriez avertir la CNIL et obtenir l’accord du destinataire (de toute façon votre fichier serait très vite obsolète).

2 – Ne faites pas d’envoi automatique

Avec un outil qui envoi 1000 emails en 10 minutes. Faites un envoi manuel, en cliquant sur le bouton Envoyer, après avoir copié l’adresse à la main dans la zone Envoi. C’est plus long, mais cette technique artisanale vous permet de personnaliser chaque message.

3 – Utilisez dans Outlook la fonction signature par défaut

Pour inscrire automatiquement un email commercial de quelques lignes. Prévoyez dans ce message un lien renvoyant sur votre page personnelle, votre page dans l’annuaire du télétravail ou sur votre site web. Ainsi chaque fois que vous créez un email, avec une adresse récupérée sur un annuaire, votre lettre type est prête à partir. (n’ajouter pas de pièces jointes, faites un message en texte simple et pas en html).

4 – Il vous reste à la personnaliser à la main pour renforcer son efficacité

Une excellente technique est de rajouter le nom et le prénom du dirigeant de l’entreprise. Pour l’obtenir, utiliser le numéro siret (vous le trouverez dans les pagespro) et faites une recherche dans le site Societe.com avec ce numéro siret. Vous obtenez gratuitement des informations sur l’entreprise et notamment le nom du PDG. Un copier coller et votre email de prospection est beaucoup plus personnalisé.

Rajoutez une phrase pour indiquer à votre prospect que vous connaissez précisément son métier et que vous n’envoyez votre mail qu’à lui seul. Placez dans l’objet du message le nom du PDG pour éviter que votre mail ne soit jeté par une collaboratrice trop zélée.

5 – Votre email partira ensuite gratuitement

Et il arrivera à bon port dans les 15 minutes. La personne chargée de lire les messages de cette boite au lettres voyant un message destiné au chef d’entreprise et comportant une offre intéressante et originale hésitera à la supprimer sans la faire lire à son patron. Celui-ci lira souvent votre message. Il cliquera sur le lien dans votre mail pour consulter votre publicité.

…Et d’un clic il pourra vous écrire pour vous demander davantages d’informations.

Naturellement ce scénario parfait ne se réalise pas pour chaque envoi mais il permet d’obtenir des contacts qualifiés à bon compte. En trois minutes votre mail est constitué ( nouveau message, copier coller de l’adresse email de l’entreprise, copier coller du nom du PDG, personnalisation rapide d’une phrase, envoi). Vous pouvez envoyer 20 mails personnalisés en une heure, gratuitement. Vous pouvez espérer un taux de retour de 5 % environ c’est à dire qu’en une heure vous aurez un contact avec un PDG intéressé par votre offre.

Cette technique simple économique et efficace permet de prospecter à bon compte.

Elle respecte la loi LCEN.

Pour compléter ce qui se trouve ci-dessus lire cette page de la CNIL

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Fiches : bien télétravailler

fiches_techniquesRetrouvez dans ces fiches l’essentiel à savoir pour bien télétravailler.