Ou comment une femme a poussé le télétravail à son plus haut niveau – camp de base au Mont Everest.

L’année dernière, j’ai géré une équipe de développement de logiciels de huit personnes, pendant que j’étais assise à 3,450 mètres au dessus du niveau de la mer dans une partie isolée des Himalayas.  Mon matériel ? Un Kindle Fire, de bonnes batteries, et une carte SIM locale. Mon logiciel ? Atlassian JIRA.

Comment je me suis trouvée dans cette situation ? Tout a commencé alors que je cherchais une solution pour éviter le cauchemar qu’était devenu mon trajet jusqu’au bureau pendant les jeux olympiques de Londres en 2012.

J’était à l’époque employée en tant que prestataire individuel par une société pharmaceutique mondiale. Je gérai pour eux un projet de développement de logiciel. Mon équipe de huit se réunissait tous les jours malgré la distance, ce qui impliquait de très long trajets pour presque tous les membres de l’équipe.

Les Jeux Olympiques nous ont poussés à trouver un nouveau moyen de travailler qui nous permettrait de voyager moins tout en étant tout aussi efficaces. Je savais qu’une bonne organisation du travail à distance pouvait apporter un équilibre et une flexibilité à nos projets, organisations, et à nos employés; ce qui pouvait en retour être bénéfique à notre moral et créativité.

Se préparer pour le voyage – l’importance de trouver le bon logiciel

La connectivité à internet n’a jamais posé de problème. Notre véritable défi a été de trouver un logiciel qui tienne chaque membre de l’équipe informé de toutes les mises à jours de tous les projets. Nous avions besoin de mises à jours en temps réel sur nos problèmes et sur ce que les autres membres de l’équipe étaient en train de faire afin de pouvoir nous assurer qu’il n’y avait ni conflit ni confusion dans nos efforts et ce que nous produisions.

Pendant les premières phases de nos essais avec le télétravail, nous avons expérimenté différentes solutions. Nous avons essayé Google Docs WebEx de Cisco et One Note. Bien que nous puissions travailler avec chacun de ces systèmes, aucun d’entre eux ne nous satisfaisait complètement. A plusieurs reprises, le travail a été fait dans le mauvais ordre, par plus d’une personne, ou même parfois pas fait du tout.

Finalement, nous avons installé JIRA, un logiciel de l’entreprise Atlassian. JIRA est un logiciel de gestion de projets qui permet d’assigner du travail à des équipes, de suivre l’activité du groupe, et de saisir et résoudre les  problèmes rencontrés. Il nous a donné un tableau de bord simple qui permet à toute l’équipe de voir l’état de tous les aspect du projet à tout moment.

Donc quand quelqu’un modifiait un document, tout le monde le savait immédiatement, et personne ne restait dans le noir. Comme mon équipe de gestion avait accès à mon tableau de bord, cela voulait également dire qu’il n’y avait pas besoin de constamment produire des rapports de projets. JIRA a tout rendu clair et facile à comprendre, pour tous ceux qui y avait accés.

Construire un rapport de confiance

Trouver le bon matériel et le bon logiciel n’est pas la seule chose qui nous a demandé une étude attentive.

La confiance entre les membres de l’équipe était un facteur majeur, vital; surtout pour une entreprise indépendante. Même si l’on prévoit de passer la majorité de notre temps à travailler de chez nous, nos clients et collègues ont besoin d’établir des connections personnelles. Il est sage de prévoir plusieurs rencontres en personne pendant la durée du projet.

Au début, attendez-vous à être sur le terrain avec votre équipe tous les jours; puis introduisez doucement le principe du télétravail, en augmentant sa fréquence graduellement. Avec notre équipe par exemple, nous avons progressivement augmenté le pourcentage de temps passé en télétravail afin d’atteindre 100% à la cérémonie d’ouverture des jeux olympiques.

Il est très important de tester intensément votre dispositif de télétravail  afin de développer une relation de confiance avant de vous engager dans un projet à grande échelle. Vous ne pourrez être efficace à distance que si vous pouvez communiquer à tout moment et si tous les participants ont le même niveau d’accès.

Aucune montagne n’est trop grande

La beauté d’avoir établi un bon dispositif de télétravail est qu’une fois que vous avez mis le système en place, la seule véritable limite est le besoin d’une connexion internet stable.

Donc quand j’ai eu l’occasion de faire un voyage payé au Mont Everest au printemps 2013, pour recueillir des fonds pour leMusée National de l’Informatique au Parc de Bletchley (au Royaume-Uni), j’ai réalisé que je pouvais simplement travailler en même temps que je me promenais. Je me levait au lever du soleil, marchait pendant sept heures, puis mon équipe m’appelait les après-midis pour que je puisse animer nos réunions avec le tableau de bord de JIRA. Dès que je me connectais, je recevais toutes les informations sur ce que mon équipe avait fait au cours de la journée.

Avec une bonne planification et beaucoup d’attention aux détails, notre expérience avec le télétravail fût un succés. Non-seulement avions nous travaillé de manière efficace et cohésive, mais le télétravail nous a également aidé à améliorer notre planification de la charge de travail et notre capacité à nous organiser. Mieux encore, nous avons délivré notre projet en avance, ce qui a rendu notre client très heureux.

Tant que vous avez quelques barres de signal et une bonne structure en place, vous avez les fondations pour faire tout ce que vous voulez. Mais si vous avez l’intention de diriger une équipe d’un endroit comme le Mont Everest, soyez sûr d’emporter des batteries de rechange pour votre équipement, et surtout prenez un manteau vraiment, vraiment épais.

Par Astrid Byro (Architecte des informations, Programme National de Sécurité Alimentaire du Qatar)

Traduction : Estelle BASCLE